BUSINESS LIFE Ayl�k �� Hayat� & Ekonomi Dergisi

'KURUMSAL HAFIZA'YI CANLI TUTMA FORMÜLÜ

Bir toplant�n�n notlar�, iki kurum/ki�i aras�ndaki yaz��malar, e-postalar, �al��lm�� raporlar, kurumlara �zel/�zg� proje �al��malar�, analizler vb., insan ile beraber kurumsal haf�zan�z� meydana getiriyor. Bunlar� kay�t alt�na almad��n�zda, nas�l bir i� g�c� kaybedece�inizi d��nd��n�zde ve maliyetini hesaplad��n�zda buna emek ve bedel �demek, kabul edilebilir bir se�enek. Bir de s�z konusu �al��malar� yapan ki�ilerin i�ten ayr�ld��n� ve �ncesinde detayl� bir devir yapmad��n� d��nd��n�zde kay�p iyice art�yor, i�iniz ayn� oranda zorla��yor.

Önceleri kurumlar�n haf�zalar�, insanlar�n çal��t�klar� sürelerle s�n�rl�yd�. E�er bildiklerini i�ten ayr�lmadan birisine aktarm��sa �ansl� say�l�rd�n�z. Sonras�nda kurumsalla�ma çal��malar�, çe�itli standardizasyonlar vb. uygulamalarla süreçler, yaz�l� ve dokümate edebilir hale getirildi. Ancak burada da sorun; dokümanlar�n saklanmas� olarak kar��m�za ç�kt�. Uzun y�llar bekleyen evraklar, tozlu raflar, büyük depolama alanlar�…

D�J�TAL�ZASYON, LÜKSTEN Z�YADE �HT�YAÇ
Günümüzde, geli�en ihtiyaçlar ve teknoloji sayesinde her �eyin dijitalde saklanmas� mümkün. Bilgiye ula�ma h�z� gereklili�ini dü�ündü�ümüzde, dijitalizasyon lüksten ziyade ihtiyaç. Hergün milyonlarca data üretiliyor. “Kurumsal haf�za” demek olan bu verileri kanunlara uygun �artlar alt�nda saklamak, �irketin sorumlulu�unda. �leride kar��la��labilecek durumlar için, yasal zorunluluklar vb. durumlar nedeniyle bu yap�lmal�.

MUTLU ÇALI�AN, DAHA ÜRÜTKEN VE KALICI
Kurumlarda mutlu, i�inden memnun ve motive çal��anlar�n daha verimli, üretken ve kal�c� olduklar� a�ikâr. Peki kal�c�l�k nas�l yönetilir? Bu noktada, baz� stratejik kararlar al�nmal�. Öncelikle kritik görev ve pozsiyonlar tan�mlanmal�, kategorize edilmeli. Bunu belirlerken �irket süreklili�ini dü�ünerek, hangi bilginin nerede, nas�l üretildi�i önemli. Persone seçimi ve devaml�l��n takibi, ilgili yöneticisinin ve üst yönetimin sorumlulu�unda olmal�…

* �STANBUL SAB�HA GÖKÇEN ULUSLARARASI HAVAL�MANI �NSAN KAYNAKLARI D�REKTÖRÜ AHMET HAKAN ARSLAN’IN YAZISINDAN…

�STANBUL SAB�HA GÖKÇEN ULUSLARARASI HAVAL�MANI �NSAN KAYNAKLARI D�REKTÖRÜ AHMET HAKAN ARSLAN:
TEKNOLOJ�K YARDIM VE �NSAN FAKTÖRÜNÜN KONTROLÜ �ART
Kurumsal haf�zay� korumak ve kuvvetlendirmek için geleneksel yöntemlerden, yeni nesil teknolojilere kadar her yola ba�vurmak gerekiyor. Her seviyede çal��an�n tecrübesi ve bunu verimli bir �ekilde arkada�lar�na aktar�m� da önemli. Di�er yandan, performans, atama ve i�ten ç�karma vb. durumlar dü�ünüldü�ünde, adalet kavram� ön plana ç�k�yor.

Doküman yönetim sistemimiz sayesinde, resmi olarak kuruma gelen ve giden tüm evraklar� kay�t alt�na al�yoruz. �irket e-postalar�n�n yedeklenmesi ve olas� teknik problemlere kar��, geri yüklenmesini sa�layarak yaz��ma trafi�ini koruyoruz. Projelerle alakal� tüm kay�t, analiz, evrak, teklif vb. dokümanlar�, ilgili birimlerin bulut depolama altyap�lar�nda tutuyoruz. Rotasyon veya ayr�lma neticesinde i� devirlerinin tam olarak yap�lmas�n� sa�l�yoruz. Ki�iler, çal��t�klar� dönemde de neyin, nerede oldu�unu talimatlar ve kullan�m klavuzlar�yla dokümante ediyor.

ÖNEML� PROJELERDE YEDEKL� ÇALI�ILMALI
Kurumsal haf�zada kayba u�ramamak için teknolojik altyap�n�z�n yan� s�ra, çal��an sirkülasyonu da dü�ük olmal�. Bireysel tecrübe kazan�mlar, ne yaparsan�z yap�n, ki�iyle yok oluyor. Her çal��an� bir e�itmen olarak görüp bu tip verinin de kurumda kalmas�n� sa�layabilecek önlemler al�nmal�. Önemli projelerde yedekli çal�mak, mesajla�ma gruplar� ile her a�amadan ekip içerisindeki ki�ilerin birbirinden haberdar olmas�n� sa�lamak, kayb�n asgariye indirilmesini sa�l�yor.

ADALETL� B�R ORGAN�ZASYON
Çal��anlar�n neler yapacaklar�n� ö�renme süreleri, i�e oryantosyonlar�, i�in içeri�ine ve kapsama göre de�i�mektedir. Baz� konularda personeli bir haftal�k e�itimle yeti�tirebilirken, kimileyin bu süre aylar� hatta y�llar� almaktad�r. Çal��an ba�l�l��n� sa�lamada, �irkete kar�� güven duygusu olu�turacak süreçler dizayn edilmesi ve güvenilir bir i� ortam� olmas� önemli. Çal��an dinlenmeli; çünkü dü�üncesine, fikrine sayg� gösterilen bir ortamda insan daha verimli çal��r ve ba�l�l�� artar. Ön önemlisi adaleti bir organizasyon.

Bir ki�iyi veya yapt�� i�i övdü�ünüzde veya ele�tirdi�inizde, bunun kar��l��n�n, objektif ve somut örneklere ele al�nmas�, hem o ki�i taraf�ndan hem de di�er çal��anlarca ele�tri veya övgünün kabul edilmesi, bu de�erin kurum içerisindeki a��rl��n� ortaya ç�kart�yor. Adaletsiz bir ortamda kimse kalmak istemez. Bazen üzücü sonuçlar� olsa da günün sonunda “Ya evet, gerçekten de öyleymi�” demeleri önemli. Belki de bu nedenle, özelikle beyaz yakada çal��an sirkülasyonumuz dü�ük. Bunun kar��l��da, uzun süreli çal��an ve kurumsal haf�zan�n kaybolmamas� kazançlar�n�zdan...

ORKA HOLD�NG E��T�M VE GEL��T�RME MÜDÜRÜ GÜRAY KANLI:
D�J�TALE GEÇ�� LE ÜRET�LEN, SAKLANAN B�LG� VE VER� ARTTI
Fiziksel ortamda gerçekle�tirdi�imiz içerik ve süreç yönetim faaliyetlerini bugün bilgi, belge, doküman ve içerik yönetimi platformlar� arac�l��yla h�zl� bir �ekilde elektronik ortama aktarabiliyoruz. Ayr�ca biz, dijital dönü�üme yat�r�m yapman�n yan�nda, odak noktam�zda her zaman çal��anlar� tutar�z.

Orka Holding olarak, dijital dönü�ümün sa�lad�� faydalar�n her geçen gün belirginle�mesinin, bilginin ve verinin fiziksel ortamlardan elektronik ortamlara geçi� sürecini daha da h�zland�rd��na inan�yoruz. Günümüzde bilgi, stratejik bir güç. Bu ba�lamda, h�zl� karar vermek ve h�zl� karar vermek için de bilgiye h�zl� eri�mek hayati derecede önem ta��yor.

TEKNOLOJ� �LE ��LEMLER DAHA HIZLI VE KOLAY
Kurumsal veri ve belgeler özel �ifreleme ve versiyon yedekleme teknikleriyle, en üst düzeyde güvenlik alt�na al�n�yor. Bu da teknolojinin avantajlar�ndan faydalan�larak i�lemlerin daha h�zl� kolay ve güvenli gerçekle�tirilebildi�i anlam�na geliyor. Dijital sürece geçi� sonras� üretilen ve saklanan toplam bilgi ve verilerin miktar�nda ciddi bir art�� oldu�unu da tespit ettik.

DUYGULARIN ÖNEM�N� DE HESABA KATIYORUZ
Çal��an memnuniyeti anketlerimizde ekip içi uyum ve yönetici ile uyum, en yüksek de�erlenen faktörler aras�nda. Bu kapsamda, kurumsal haf�zan�n korunmas� ve geli�imi, yönetici kadrolar�m�z�n astlar� ile birlikte gerçekle�tirdi�i bir süreç. Oryantasyon e�itimi sonras� ve �irkette kal�nan süre boyunca ekiplerimiz ile sürekli bir araya gelerek ba�l�l�� koruyor ve verileri yorumlay�p bilgileri güncelleyen tarafta, kar��m�zdakilerin insan oldu�unu unutmadan dijital dünyada duygular�n önemini de hesaba kat�yoruz.

PETROL OF�S� CHRO’SU NESL�HAN YALÇIN:
ÇALI�MA ARKADA�LARIMIZI SEÇERKEN �NCE ELEY�P SIK DOKUYORUZ
�ki alanda birden, hem akaryak�t hem de madeni ya�lar ve kimyasallar pazarlar�nda lideriz. Rekabetin yo�un oldu�u, küresel markalar�n da bulundu�u pazarlarda elde edilen bu sürdürülebilir ba�ar�, çok önemli ve çok de�erli. Ba�ar�y� getiren en temel, en de�erli unsurlardan biri de hiç �üphesiz, ‘�nsan Kaynaklar�’. Tecrübeli, alanlar�nda uzman çal��ma arkada�lar�m�zla, donan�ml� genç mesai arkada�lar�m�z�n yaratt�� sinerji ile bu sürdürülebilir ba�ar�m�za, �K alan�nda da devaml�l�k sa�l�yoruz. Bunun için de bu alandaki tüm platformlar�, en iyi �ekilde de�erlendiriyoruz. Petrol Ofisi’ni gelece�e ta��yacak yeni çal��ma arkada�lar�m�z� seçerken de ince eleyip s�k dokuyoruz. Türkiye Mühendislik Kariyer Fuar� (TÜMKAF) da bizim için çok önemli platformlardan biri.

SOCAR TÜRK�YE �K BA�KANI S�BEL U�UR:
ÇALI�ANLARIMIZA ‘ÖNCE SEN’ MOTTOSUYLA YAKLA�IYORUZ
�irketlerin kurumsal performans�n�n art�r�labilmesi ve sürdürülebilir k�l�nmas� için, organizasyonel geli�imin devaml�l��n� sa�lamak, kalite ve verimlili�i art�rmak ve çal��an motivasyonunu yüksek tutmak esast�r. Bu noktada �irketlerde �K fonksiyonunun önemi her geçen gün daha da art�yor. SOCAR Türkiye’de çal��anlar�m�za ‘önce sen’ mottosu ile yakla�arak onlar�n ihtiyaç ve taleplerini dinliyor, çözümler üretiyoruz. Verimli bir yetenek yönetimi sistemiyle, çal��anlar�m�z�n yetenekleri do�rultusunda geli�imlerine önem veriyoruz. SOCAR Türkiye ve grup �irketlerimizde kurumsal ve etik de�erlerimiz çerçevesinde, ileti�im ortam�n�n verimli ve motivasyon art�r�c� bir iklimde olmas�n� benimseyip te�vik ediyoruz.

DEFACTO �NSAN KAYNAKLARINDAN SORUMLU GENEL MÜDÜR YARDIMCISI (CHRO) BERNA ÖZTINAZ:
ÇALI�AN MUTLULU�U VE BA�LILI�I EN ÖNCEL�KL� KONULARIMIZ ARASINDA
Kurumsal haf�zay�, çok daha büyük bir ba�l�k olan sürdürülebilirli�in alt�nda ele al�yoruz. Sürdürülebilirlik, DeFacto’nun “wow dedirten global bir moda markas�” olma vizyonuna ula�abilmesinde önemli konulardan biri. 2015’te, Birle�mi� Milletler (BM) Küresel �lkeler Sözle�mesi’ni imzalayarak kendimizi bu noktada iyi bir konuma ta��d�k.

2017’deki “Sürdürülebilirlik” raporumuzda, özellikle çevre, çal��an, mü�teri ve tedarikçi etkilerimizi ölçmekteyiz. Çal��an taraf� ve mü�teri için ise çal��an mutlulu�u ve memnuniyeti, yurt içi-yurt d�� istihdam oranlar�m�z, performans yönetimi, i� sa�l�� ve güvenli�i verileri, e�itim ve f�rsat e�itli�i, engelli mü�teriler için ma�aza uygulamalar�, ürün güvenli�i çal��malar� da bu raporda. Stratejik i� hedeflerinin hayata geçirilmesi için, kurumsal haf�za ve know-how transferi yap�lan fonksiyonel geli�im okullar� kurarak i� sonuçlar�na katk�da bulunuyoruz.

KEND� IN-HOUSE ERP YAZILIMINI GEL��T�REN B�R ��RKET�Z
Kurumsal haf�zan�n veri boyutunda ise kulland��m�z sistemlerin sürdürülebilirli�i ve datalar�n sa�l�kl� �ekilde korunmas� önemli. Kendi in-house ERP yaz�l�m�n� geli�tiren bir �irketiz. Bu kapasite ve kabiliyete sahip olmak, uçtan uca tüm i� birimleri ve süreçlerimizi kapsayacak bir data ak��, entegre bir ekosistemde sürdürülebilirli�i sa�lamam�za olanak veriyor.

Çal��an mutlulu�u ve ba�l�l��, en öncelikli konular�m�z aras�nda. Türkiye’de bir ilki gerçekle�tirerek 2011’de “DeFacto Mutluluk Müdürlü�ü”nü kurduk. 2017’de de “Mutluluk Direktörlü�ü” kurarak çok daha geni� bir ekiple yola devam ediyoruz. Çal��anlar�m�z�n duyarl�l��n� destekleyebilmek ve gönüllü faaliyetlerde bulunabilmelerine f�rsat vermek amac�yla 2 gün gönüllülük izni tan�ml�yoruz. Sabah 07-00-09.00 giri�, 16.30-18.30 saatleri aras�nda ç�k�� esnekli�i sa�lan�yor. Her y�l Mutluluk Günü’nü ve Ma�azac�lar Günü’nü büyük bir co�kuyla e kutluyoruz.

Çal��an motivasyonunu art�rmaya yönelik bir di�er uygulamam�z ise ‘Mutlu Kad�n Hareketi’ dedi�imiz, kad�na yönelik pozitif ayr�mc�l��n desteklendi�i proje. Anneler için okullar�n aç�l�� ve karne günlerinde çocuklar�n�n bu özel anlar�nda yan�nda olabilecekleri yar�m günlük izin deste�i sa�lan�yor. Belirli bir süre yar� zamanl� çal��ma imkân�, tüm süt izinlerinin birle�tirilip haftada bir gün kullan�m olana�� ve yasal zorunlulu�a ek, ücretsiz verilen 3 ayl�k do�um izni de paket içinde. Sadece kad�nlar için, merkez ofiste ayda bir gün evden çal��ma f�rsat� bulunuyor.

SAMSUNG ELECTRONICS TÜRK�YE �NSAN KAYNAKLARI D�REKTÖRÜ SEMRA ERG�N:
TÜRK VE KORE KÜLTÜRLER� HARMANLANIYOR
Tüm performans ve organizasyonel yönetimimizi “Workday” (�� Günü) üzerinden takip ederek canl� tutuyoruz. Sadece �nsan Kaynaklar� olarak de�il, Mobil �leti�im, Tüketici Elektroni�i, Finans, �� Zekas�, Sat�n Alma gibi tüm i� birimlerimiz de mevcutta Samsung Global taraf�ndan yönetilen sistemlere ilgili kay�tlar� yap�yor ve süreçlerini bu �ekilde yürütüyor.

Samsung Electronics, 50 y�l� a�k�n süredir zengin dijital deneyimlerle dolu, daha iyi bir dünya yaratma konusundaki vizyonunu sadece sundu�u yenilikçi teknoloji ve ürünlerle de�il, ayn� zamanda geli�tirdi�i ve uygulad�� tüm kurum içi uygulamalarla da gerçekle�tiriyor.

K��LER, ��E ALIMDAN �T�BAREN TÜM SÜREÇLERE DAH�L
2017 y�l� itibariyle, Samsung Global taraf�ndan yürütülen “Global �K �novasyonu” projesi, ad�m ad�m tüm ülkelerde gerçekle�tiriliyor. Dünyadaki h�z� yakalayabilen ERP sistemi “Workday” (�� Günü) uygulamam�z, bunun en güzel örne�i. Tüm �K uygulamalar� aras�nda; etkile�imli, ki�ileri i�e al�mdan itibaren tüm süreçlere dahil ederek interaktivite sunan, güvenli�i ve güvenirli�i global düzeyde olan Workday üzerinde takip ediliyor. 2 y�ld�r global implementasyonu yap�lan bu sistemle ayn� anda tüm çal��anlar�n i�e giri�i itibariyle performans, yetkinlik hatta ücret politikalar� bile �effaf olarak yönetiliyor.

Tüm kültürlerin ve jenerasyonlar�n, kendilerini �irket kültürünün bir bile�eni olarak hissedebildi�i ortak bir �irket kültürü yaratmak amac�yla “Samsung Oryantasyon Program�” uygulan�yor. Bu kültür ise ‘kültür ve kurumda�l�k’, ‘yetenek yönetimi’ ve ‘organizasyonel geli�im’ temelleri üzerine in�a ediliyor. Türk ve Kore kültürlerini global bir çerçevede harmanlayarak ‘Samsung Türkiye’ kültürü yarat�l�yor. Global Samsung’un en iyi uygulamas� sayesinde iki farkl� kültür olan Kore ve Türk kültürleri ve bu iki kültürden dört farkl� jenerasyon, uyum içinde çal��yor. “Samsung Oryantasyon Program�”, Brandon Hall Group taraf�ndan “En �yi Yeni Çal��an Adaptasyon Program�” dal�nda gümü� ödüle lay�k görülmü�tü. Program�m�z, giyilebilir teknoloji “Gear” gözlüklerle Kore gezisi de eklenerek sürekli geli�tiriliyor.

STRATEJ�LER, ÜST YÖNET�MDEN TÜM EK�PLERE D�REKT �N�YOR
Oryantasyon e�itimimizin akabinde, hem yöneticilerle özel hem de tüm departmanlarla ayr� ayr� yapt��m�z ‘Better Together’ adl� periyodik toplant�lar, ‘Townhall Meeting’ isimli yar�m günlük toplant�lar yap�yoruz. Böylece, direkt üst yönetimden tüm ekiplere �irket strateji ve uygulamalar�m�z�n ayn� anda inmesini sa�l�yor, tüm �irketin ö�renmesini ve benimsemesini önemsiyoruz. Ayr�ca iç ileti�im duyurular� da s�kl�kla kullan�yoruz.

PENT� �NSAN KAYNAKLARINDAN SORUMLU �CRA KURULU ÜYES� SEL�M ARDA ÜÇER:
ORYANTASYON SÜREC�M�Z, KURUMSAL HAFIZANIN KORUNMASINDA FAYDALI
Penti, sürekli geli�en ve de�i�ime en h�zl� �ekilde adapte olabilen öncü bir moda markas�. Globalle�me yolculu�umuzda bu güçlü geli�im ve dönü�üm iste�imizin yaratt�� süratli ortamda, kurumsal haf�zan�n taze tutularak yeni Pentililere aktar�lmas�, bizim için kritik bir öneme sahip.

Özellikle dijital araçlar�n, Penti haf�zas�n�n aktar�lmas� noktas�nda bize çok faydal� oldu�unu söyleyebilirim. Beraberinde ise Penti �nsan Kaynaklar� ekibi olarak, geli�tirmi� oldu�umuz mentorluk sistemimiz, özel içeri�e sahip oryantasyon program�m�z, deneyimli çal��anlar�m�z�n yeni Pentililere aktar�m yapt�� çal��tay tasar�mlar�m�z, “Renklerin Ritmi” gibi de�erlerimizi aktard��m�z ve “Penti’de ��ler Böyle Yürür” i� yap�� eklimizi payla�t��m�z e�itimlerimizin büyük faydas�n� görüyoruz.

‘ÇALI�AN DENEY�M� STRATEJ�S�’NE SAH�B�Z
Çal��an deneyimi stratejimiz do�rultusunda tasarlad��m�z, ad�m ad�m detayl� bir �ekilde planlam�� oldu�umuz oryantasyon sürecimizin, kurumsal haf�zan�n korunmas�nda faydal� oldu�una inan�yoruz. Bu nedenle lokasyon, rol ve departman baz�nda ayr��t�rd��m�z ve i�in uzmanlar� taraf�ndan moderasyonu gerçekle�en oryantasyonlar�m�z, içeri�iyle bu amaca do�ru bir �ekilde hizmet ediyor.

YEN� ÇALI�MA ARKADA�LARIMIZIN CO-P�LOT’U DA VAR
Ekibimize kat�lan yeni çal��ma arkada�lar�m�z�n, birlikte çal��ma teklifimizi kabul etti�i andan itibaren ona Penti kültürünü, de�erlerimizi ve i� yap�� eklimizi aktaran ayn� zamanda bir Co-Pilot’u da oluyor. Özellikle ilk iki ay süresince kültürümüzün, Penti haf�zas�n�n aktar�lmas� ve ba�l�l�k yarat�lmas� konular�nda bu tan�ml� mentorluk süreci, ekibe yeni kat�lan çal��ma arkada�lar�m�z�n yeni i� hayatlar�na daha kolay adapte olabilmelerini sa�larken, oryantasyon sürecini ciddi oranda k�salt�yor.
Yeni çal��ma arkada�lar�m�z, Penti’de aram�za kat�ld�ktan sonra kendilerine özel tan�mlanan oryantasyon sürecinde üretim tesisimiz ve saha operasyonumuz için ma�azalar olmak üzere beraberinde dijital programlar� da kapsayan bir sürece dahil oluyor.